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Kostenloses Dokument: Dokumentenmanagement per Open-Source - Compliance zum Nulltarif?

Freelancer-Documents

Dokumentenmanagement betrifft zunehmend auch kleinere Unternehmen, da die gesetzlichen Auflagen / Compliance-Regeln immer zahlreicher werden. Dieses Whitepaper von Ulrich Moser beschreibt wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimal eingeführt wird und welche Kosten dabei entstehen. Auch wird gezeigt, wie durch die sinnvolle Erfassung von Dokumentenzusatzinformationen (sog. Metadaten) und durch einheitliche Dokumentenvorlagen die Effizienz im Unternehmen weiter gesteigert werden kann. (PDF, 2 Seiten, 535 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Dokumentenmanagement per Open-Source - Compliance zum Nulltarif?' (Teil 1):

ZPK Wissen – Wissenswertes für Ihren Erfolg
Compliance zum (Fast-) Null-Tarif
Erfüllung regulatorischer Auflagen mit Open Source
Dokumentenmanagement
Die Menge der Auflagen zur änderungssicheren Aufbewahrung von Dokumenten wächst ständig. Weithin bekannt und
beachtet sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher. Daneben entstehen jedoch ständig neue Regulatorien.
Diese betreffen die gesamte Geschäftskorrespondenz einschließlich des E-Mail-Verkehrs und weitere
Geschäftsdokumente wie z.B. Dokumentationen zu Produkten oder Projekten, die zur Sicherstellung von Wartung und
Pflege aufbewahrt werden müssen. Die klassische Aufbewahrung in Papierform erfüllt immer seltener die
regulatorischen Auflagen und macht eine gezielte Suche mit steigendem Volumen nahezu unmöglich, erst recht dann
nicht, wenn noch Referenzen auf weitere Dokumente ermittelt werden müssen.
Dokumentenmanagement –
die Lösung (?)
In vielen Fällen könnte ein Dokumentenmanagement helfen.
Viele Unternehmen, große wie auch mittlere und kleinere,
scheuen jedoch die Einführung einer solchen Lösung. Die
Gründe dafür sind vielfältig:
• Befürchtungen, dass langjährig praktizierte Arbeitsabläufe
verändert werden müssen,
• der Initialaufwand, um den vorhandenen Dokumentenbestand
zu bereinigen und aufzunehmen,
• der Mehraufwand im Betrieb,
• die Anschaffungs- und Wartungskosten der Lösung,
um nur die wichtigsten zu nennen. Betrachtet man jedoch die
möglichen Einsparungen durch Reduktion möglicher Fehlerquellen,
kürzere Suchzeiten, leichtere Erfüllung rechtlicher
Auflagen zur Aufbewahrung, dann stellt man schnell fest,
dass sich Dokumentenmanagement lohnen kann. Hinzu
kommt, dass es inzwischen einige leistungsfähig Dokumentenmanagementsysteme
(DMS) im Open Source Bereich
gibt, womit die Anschaffungskosten minimiert werden.
Metadaten – Kernstück des
Dokumentenmanagements
Was sind Metadaten? Metadaten beschreiben den Inhalt
eines Dokuments. Nun kann man sagen, dass das zumindest
bei Textdokumenten doch eigentlich überflüssig ist.
Schließlich gibt es die Volltextrecherche. Das würde aber
bedingen, dass alle relevanten Begriffe immer in der gleichen
Weise geschrieben werden und unterschiedliche
Beugungsformen immer zum selben Stichwort führen.
Außerdem müssten auch Synonyme berücksichtigt werden.
Manchmal findet man aber das richtige Stichwort gar nicht,
weil der Sachverhalt umschrieben wurde. Seit es Textsuchverfahren
gibt, ist bekannt, dass selbst bei klaren Vorgaben
zur Schreibweise immer wieder Abweichungen auftreten, die
ein Auffinden erschweren oder verhindern, sei es aufgrund
von Tippfehlern oder weil das entsprechende Dokument von
außerhalb der Organisation kam und damit die eigenen
Regeln nicht berücksichtigt.
Metadaten sind aber noch mehr als die Liste der möglichen
Suchwörter in einem Dokument oder der Stichwörter zu
einem Bild oder Media-Clip. Selten gibt ein Dokument
Auskunft darüber, wie lange es aufzubewahren ist, oder
unter welchen Bedingungen seine Gültigkeit überprüft werden
muss. Versionierung und Bearbeitungsdatum, wie sie
vom Betriebssystem oder der entsprechenden Anwendung
gesetzt werden, sind in keiner Weise zuverlässig.
Durch Speicherung von Stichworten, einem kurzen beschreibenden
Text und Kenndaten wie Ersteller, Erstellungsdatum,
Kontext der Verwendung, Aufbewahrungsfristen und Gültigkeitsvermerken
kann gezielt nach solchen Zusatzinformationen
gesucht werden, sowohl bei Textdokumenten wie
auch bei so genanntem Rich Content, also Bildern,
Tonaufnahmen oder Video-Clips. Metadaten eröffnen die
Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments
zu verwalten.
Dokumentenformate und Metadaten
Während Office-Formate gleich welcher Office-Suite grundsätzlich
die Erfassung von Metadaten erlauben, auch wenn
davon selten Gebrauch gemacht wird, ist die Integration von
Metadaten in anderen Formaten zumindest nicht immer
direkt möglich. Zwar gibt es für diverse weitere Formate
Editoren zum Bearbeiten der Metadaten wie z.B. der ID3-
Tags von Audiodateien oder der EXIF-Daten von Bilddateien,
aber nicht alle Datenformate unterstützen solche Metadaten
und die Bearbeitung setzt oft zusätzliche Dienstprogramme
voraus.
Zudem werden oft bei der Bearbeitung je nach verwendeter


Grobe Voransicht des Dokuments: 'Dokumentenmanagement per Open-Source - Compliance zum Nulltarif?':  Teil 2, Teil 3

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